пятница, 8 июня 2012 г.

3 секрета в управлении временем

  В своих предыдущих статьях я уже говорила о ценности времени. О том, что только осознав эту ценность, можно жить эффективно и с наслаждением. 
Управлять своим временем, значит управлять своими ДЕЙСТВИЯМИ в каком-то интервале времени, т.е. действовать по плану в намеченный отрезок времени. Только тогда можно рассчитывать на получение желаемого результата.

  В книге американского психолога Робина Шарма "Монах, который продал свой "Феррари" есть одно высказывание: "Друг мой, говорить о том, что у тебя нет времени поработать над своими мыслями и своей жизнью,- все равно что сказать, будто у тебя нет времени залить бензин в пустой банк, потому что тебе надо быстрее ехать. Все равно это когда-то нужно будет сделать". 
   Всегда надо находить время, чтобы спланировать свои действия и проанализировать результат, а не крутиться "как белка в колесе" и ничего не успевать.
  
Хочу поделиться с вами некоторыми секретами в управлении временем:

1 Секрет. Принцип 80/20 или принцип Парето. 
  80% результатов проистекает из 20% причин. За 20% времени мы успеваем сделать 80% дел. 20% людей владеют 80% капитала. 20% сотрудников, товаров и услуг приносят компании 80% прибыли. Это золотое правило, которое, осознанно или нет, используют все богатые и успешные люди - и становятся еще богаче и успешнее. 
  Из этого можно сделать вывод, что бОльшая часть действий - это пустая трата времени, они мало влияют на достижение желаемого результата. 

2 Секрет.  Если вы запланировали какое-то действие на конкретный отрезок времени, то, для получения максимального результата, надо полностью сконцентрироваться на этом действии. Результат ваших действий зависит от вашего отношения к ним. 
Например, если вы запланировали провести вечер с семьей для укрепления отношений, то отдайтесь этому целиком, не надо во время семейного ужина решать по телефону проблемы бизнеса. Ни в одном из этих дел вы не получите положительного результата. Отдайте это время семье и взамен получите любовь и уважение ваших близких.

3 Секрет. Делегируйте те дела, которые могут выполнить ваши партнеры, не взваливайте всю ответственность на себя, начните применять принцип приоритетности дел. Расстановка приоритетов в делах дает возможность высвободить время для реализации намеченных целей.

  Для расстановки приоритетов в делах можно воспользоваться Матрицей Эйзенхауэра. 


Согласно этой матрицы мы можем все свои дела распределить по четырем категориям:

1. Срочное и важное - дела категории "пожаров". Их выполнение не терпит отлагательств. От них никуда не денешься, выполнять надо. К этой категории дел можно отнести незавершенные срочные дела - "хвосты". Это кризисные ситуации. Следует всячески избегать появления дел в этом квадрате. Для этого надо вовремя выполнять дела из других квадратов. Самый наглядный пример такой категории дел - сдача курсовой работы студентом, который "вспомнил" об этом за день до конца сроков.

2. Не срочное и важное - дела, которые не требуют мгновенного выполнения. Это планирование, обучение, посещение спортивного зала, поддержание здоровья, соблюдение режима дня и питания. Это то, что направлено на решение задач, которые для нас важны и не требуют спешки, но которые приближают нас к желаемым целям. К ним надо относиться очень серьезно. Важно сосредоточиться на выполнении этих задач. Вы можете без спешки выбрать методы и способы их решения. Выполнением этих дел нельзя пренебрегать, иначе они перейдут в категорию "срочных и важных".

3. Срочное и не важное - это дела, выполнять необходимо как можно быстрей, но они не ведут к реализации целей. Эти дела отвлекают от работы и могут не иметь к вам непосредственного отношения. К ним можно отнести незапланированную встречу или телефонный звонок, которые отнимают время, это отвлечения на перерывы из-за не прошенных гостей. Эти дела мешают сосредоточиться. Их желательно делегировать и высвобождать время для не срочных, но важных дел, ведущих к благополучию. Это самые вредные задачи, которые пытаются выдать себя за важные. Очень важно не перепутать их.

4. Не срочное и не важное - дела от которых можно отказаться, как от "пожирателей времени". Это пустые разговоры, развлечения, выполнение дел не связанных с целями.

Мне лично очень нравиться эта Матрица в интерпретации Стивена Кови

    

Очень наглядно. И главное, что можно все свои намеченные дела быстро распределить по категориям.

Я желаю вам овладеть секретами управления временем и осуществить свои цели в кратчайшие сроки.

Понравился пост, поделитесь ссылкой с друзьями и оставьте свой комментарий.

5 комментариев:

  1. Спасибо Людмила за очень интересную и полезную статью! Я как раз искала что то подобное! Т.к учусь планированию своего времени!)

    ОтветитьУдалить
  2. к какому квадрату относятся задачи, которые я выполняю регулярно? Они важны для работы и имеют конкретный известный срок выполнения.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Антон, Вы задали интересный вопрос.
      Нужно отличать "важное" от "срочного". "Важное" - это то, что имеет значение, влечет за собой серьезные последствия, т.е. нечто весомое, ответственное, значительное. "Срочное" - это просто то, что давит на нас и принуждает к немедленным действиям. Другими словами, к важным относятся те дела, которые действительно нужно сделать, а к срочным - те, что лишь кажутся такими. Кажется, что их "нужно" сделать, даже если для нас это не важно.
      Здесь не имеются ввиду сроки выполнения дел, а их приоритетность.
      Если дела, которые Вы выполняете, имеют конкретные временные рамки (сроки) и от их выполнения зависит очень многое, например: сдача квартального отчета, то их нужно отнести к 1 квадранту "Необходимость" или "Сектор кризисов". Это совершенно не говорит, что то, что Вы делаете плохо, это просто жизнь.
      Надеюсь, что я понятно объяснила!

      Удалить
  3. Людмила, с интересом прочитала Ваш пост. Очень понравился 2-ой секрет. Действительно, нужна максимальная концентрация, а мы часто грешим, отвлекаемся, получается не то, что хотели.

    ОтветитьУдалить
  4. Светлана, спасибо за интерес к моей статье. Да, действительно, самое трудное это концентрация на действиях без отвлечения внимания. Иначе нет результата ни в одном из дел.

    ОтветитьУдалить